DevOps & Infrastructure, Technology, Mobile App

ระบบ HRIS คืออะไร ? ยกระดับ HRM ให้บริหารงานบุคคลได้ดีกว่าเดิม

เมื่อเทคโนโลยีได้กลายเป็นปัจจัยที่ 5 ของการดำเนินชีวิต และการทำงานในแต่ละวันของเราไปแล้ว การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ อยู่เสมอ จะช่วยให้เราสามารถปรับตัว และนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในทุก ๆ ด้าน ทั้งประโยชน์ในการดำเนินชิวิตประจำวัน การทำงาน และการดำเนินธุรกิจ และจะทำให้เราไม่ตกเทรนด์ค่ะ 

 

หลาย ๆ บริษัท ได้นำเครื่องมือ โปรแกรม ซอฟต์แวร์ หรือระบบต่าง ๆ เข้ามาใช้ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยหนึ่งในระบบที่สำคัญที่หลาย ๆ องค์กรนำมาใช้ คือ ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล นั่นเองค่ะ

เพราะ “คน” คือ หนึ่งในเคล็ดลับสำคัญที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ

วันนี้เราจึงจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ ระบบ HRIS (Human Resource Information System) กันค่ะ

 

ที่มา: https://www.aihr.com/blog/implement-hris-human-resources-information-system

 

ระบบ HRIS คือ อะไร ? 

เราคงคุ้นเคยกับคำว่า ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล หรือ HRM (Human Resource Management)  ซึ่งเป็น ระบบที่ช่วยให้ฝ่าย HR ปรับปรุงระบบการบริหารผู้คนภายในองค์กรนั่นเองค่ะ

ส่วนระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือ HRIS (Human Resource Information System) ซึ่งเป็นการพัฒนาอีกขั้นต่อจาก HRM นั้น เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อสนับสนุนการบริหาร การดำเนินงาน การจัดการของทรัพยากรบุคคลในทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนอัตรากำลังคน การออกแบบงาน การจ้างงาน การพัฒนา ค่าจ้าง ค่าตอบแทนและสวัสดิการ ฯลฯ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดขององค์กร

แต่อย่างไรก็ตามขั้นตอนการเก็บข้อมูลต่างๆ ของพนักงานหรือบุคลากรในองค์กร จะต้องถูกจัดเก็บภายใต้ PDPA หรือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ที่จะต้องได้รับการอนุญาตจากทางพนักงานในการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Information) ก่อน

ที่มา : Vlada Karpovich

 

หลายๆ ท่าน อาจจะเข้าใจมาตลอดว่าทั้ง HRIS และ HRM มีความแตกต่างกัน แต่อย่างไรก็ตามเป็นเพียงชื่อที่มีความต่างกัน แต่จุดประสงค์และองค์ประกอบเป็นไปในทิศทางเดียวกัน คือ เพื่อการบริหารทรัพยากรุมนษย์ในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารจัดการข้อมูลให้เข้ากับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ให้เหมาะกับบริบทในปัจจุบันและในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยในการประสานงาน การวิเคราะห์ปัญหา การก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ 

 

ระบบ HRIS มีประโยชน์อย่างไร? 

1. รวบรวมกระบวนการทำงานของ HR มารวมไว้ในที่เดียวแบบครบวงจร ช่วยให้บริหารจัดการงานได้ง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในด้าน HR ลดการทำงานซ้ำซ้อน สามารถตั้งค่า workflow การทำงานได้ตามที่ต้องการ
3. ใช้งานระบบตั้งแต่ต้น-จนจบ ได้แบบ Realtime เช่น การขาด ลา มาสาย ซึ่ง HR สามารถตรวจสอบผลได้ทันที
4. พนักงานสามารถบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้ด้วยตนเอง (Self Service) เช่น การจัดการข้อมูลลางาน, การลงเวลา (Time Attendance) ได้ง่าย ในขณะที่ฝ่าย HR ก็สะดวกในการบริหารจัดการข้อมูล
5. ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ดูสถิติภายในบริษัท เพื่อใช้เป็นข้อมูลคาดการณ์แนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในอนาคต นำไปสู่การวางแผน และปรับกลยุทธ์เพื่อพัฒนาปรับปรุงงานด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างทันท่วงที แม่นยำ และมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลที่นำมาใช้งานในระบบ HRIS มีอะไรบ้าง?

• ข้อมูลสารสนเทศบุคคล

           โดยประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่, การศึกษา, การติดต่อ, ข้อมูลสำหรับในกรณีติดต่อฉุกเฉิน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการเก็บรวบรวมข้อมูลของทาง HR และสามารถสืบค้น, สรุปผลได้โดยสะดวกอีกด้วย

• ประวัติการศึกษา/ประวัติการทำงาน/ประวัติการฝึกอบรม

           เป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาที่ผ่านมา และการทำงานแต่ละโปรเจค รวมไปถึงความถนัดทางด้านต่าง ๆ จะช่วยให้ HR สามารถสืบค้นข้อมูลที่ผ่านมาของพนักงานได้โดยง่าย และรวดเร็ว

• ข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน

           บันทึกการประเมิน การสำรวจเกี่ยวกับความคิด ความพึงพอใจในการทำงานและองค์กร รวมไปถึงสามารถสำรวจเกี่ยวกับทัศนคติที่มีต่อการทำงานตำแหน่งที่ได้รับมอบหมาย จุดมุ่งหมายเกี่ยวกับ Career Path ของพนักงานเพื่อให้ HR สามารถวิเคราะห์และวางแผนเกี่ยวกับอัตราพนักงานภายในองค์กร/บริษัทได้

• ข้อมูลค่าจ้างและอื่นๆ

           บันทึกและจัดเก็บประวัติการได้รับค่าจ้างและรายได้ รายหัก ต่างๆ ซึ่งจะมีประโยชน์ในการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

• ข้อมูลการเข้าทำงาน

           การขาดลามาสาย เป็นส่วนบันทึกจัดเก็บข้อมูล การขาด ลา มาสาย ของพนักงานในองค์กร/บริษัท จัดเก็บประวัติการลางาน การลาโดยไม่รับเงินเดือน โดยจะมีประโยชน์ต่อเนื่องไปถึงการคิดค่าจ้างที่ได้รับในแต่ละเดือน และการจัดเก็บประวัติการขาด ลา มาสายของพนักงานสามารถนำไปต่อยอดถึงการคาดการณ์ วิเคราะห์แนวโน้มเวลาทำงานในอนาคตของพนักงานภายในองค์กร/บริษัท

 

ระบบ HRIS ที่ดี ควรมีองค์ประกอบอย่างไร ? 

• • Realtime: ข้อมูลถูกต้อง Realtime และทันต่อเวลาเสมอ
  • Accurate: ข้อมูลถูกต้อง คำนวณแม่นยำ และตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
  • Time Saving: ประหยัดเวลา ลด cost ในการทำงาน
  • Self-Service: สามารถใช้งานด้วยตนเอง พนักงานสะดวก HR ตรวจสอบได้
  • Improve Efficiency: เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการบุคคล คาดการณ์แนวโน้มที่จะเกิดขึ้นได้ด้วยข้อมูลและสถิติ
  • Friendly Use: ง่ายต่อการใช้งาน เพื่อให้ทุกฟังก์ชันการใช้งานถูกนำมาใช้จริง และเกิดประโยชน์อย่างแท้จริง
  • Fit to your organization : เหมาะสมกับความต้องการใช้งาน สามารถแก้ไข Pain point ด้านการบริหารงานบุคคลขององค์กรได้

 

ทำไมต้องระบบ HRIS จาก Clicknext ? 

 

Clicknext HRM คือ โปรแกรมบริหารบุคคลที่พัฒนาขึ้นจากทีมพัฒนาซอฟแวร์ของเราเอง  ซึ่งเรามีการศึกษา วิเคราะห์ รับฟังความต้องการของลูกค้า เพื่อมุ่งพัฒนาโปรแกรมบริหารบุคคลที่มีประสิทธิภาพและครอบคลุมทุกฟังก์ชันงานด้านทรัพยากรบุคคล เราจึงมั่นใจว่า Clicknext HRM จะทำให้งานด้านบริการทรัพยากรบุคคลขององค์กรคุณมีความเป็นมืออาชีพ รวดเร็ว แม่นยำ ตอบโจทย์การใช้งานของทีม HR และพนักงานในองค์กรได้อย่างแท้จริงค่ะ

 

ฟังก์ชันหลักของ  Clicknext HRM

• ลงเวลาเข้า – ออกงานผ่านโปรแกรมบริหารงานบุคคล

ไม่ว่าพนักงานจะ Work from home หรือทำงานนอกสถานที่ ก็สามารถลงเวลาเข้างาน-ออกงานได้ในระบบ HR ผ่านมือถือ

• ยืนยันจุด Check-in ด้วยพิกัด GPS

ฝ่ายบุคคลสามารถตรวจสอบจุดเช็คอิน กำหนดระยะทาง ขอบเขตที่ต้องการ ของพนักงานจากพิกัด GPS ว่ากดเข้า – ออกงาน จากที่ทำงาน หรือที่บ้าน นอกจากนี้ยังสามารถแนบรูปถ่ายยืนยันการ chek-in ได้อีกด้วย 

• ส่งและอนุมัติคำร้องผ่านระบบ HR

หมดปัญหาเรื่องยื่นเอกสารที่ยุ่งยาก ทุกคนสามารถเข้าสู่ระบบเพื่อส่งคำร้องขอลา,ออกนอกสถานที่, การทำงานที่บ้าน (WFH) หยุดได้ในระบบ HRM Online หัวหน้ากดอนุมัติออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา

• เตรียมข้อมูลง่าย จ่ายเงินเดือนตรงเวลา

รวมข้อมูลพนักงานไว้ในระบบ HR ที่เดียว หมดกังวลเรื่องเอกสารจ่ายเงินเดือนที่วุ่นวาย พนักงานได้เงินเดือนตรงเวลา